Undervognsbehandler

Vi sparer tid i hverdagen

AutoCenter Gentofte giver bilerne en ordentlig undervogns-omgang på værkstedet på Mesterlodden i Gentofte. Alle ordrer bliver håndteret i Helios hos AutoCenter Gentofte, der både har undervognsbehandlings- og pladeværksted og er tilknyttet Bosch Car Service.

Det kører automatisk

I et lille kontor ved siden af indskrivningen har bogholder Pernille Lamberth sin daglige gang. Herfra klarer hun opgaver som bl.a. lønkørsel, elektronisk fakturering, fakturering, genindkaldelser, kasserapport og rykkerkørsel.

"I Helios er mange af funktionerne automatiseret, for eksempel i forhold til ind- og udbetalinger. Posterne skal kun oprettes et sted, en gang. Så gør systemet resten og henter betalingerne over i banken. Her kan jeg tjekke dagens indbetalinger fra kunderne, ligesom jeg har et præcist overblik over vores egne betalinger. Automatikken er helt klart en fordel."

"Indbetalingskortene kommer ind én gang om dagen og bliver parret direkte med den kunde, de vedrører."

Helios er let at gå til

Helios dækker it-behovene hos undervognsbehandler og Autocenter GentoftePernille Lamberth har arbejdet med Helios software i 1,5 år, og hun giver programmet følgende karakteristik, hvad brugervenlighed angår:

"Det er rimeligt let at gå til. Man lærer det at kende på kort tid. Det er rigtigt godt, fordi det hele står på dansk. Og vel at mærke et dansk, der er til at forstå uanset om man arbejder på kontoret eller ude på værkstedet. Tingene hedder det de gør, og det kan alle finde ud af."

Hjælp til nyhedsbreve

AutoCenter Gentofte sender nyhedsbrev ud til kunderne 2-3 gange om året. Og det gør ganske let med hjælp fra en af Helios' funktioner.

"Jeg udlæser vores kundekartotek til et Excel-ark. Her kan jeg arbejde direkte med kundernes e-mailadresser og sortere i modtagerne. På den måde kan jeg hurtigt og nemt gøre klar til at udsende vores nyhedsbrev."

Fra stempling til scanning

I gamle dage stemplede de ansatte sig ind, når de mødte på arbejde om morgenen. I dag scanner de ansatte hos AutoCenter Gentofte sig ind, når de møder. Hver medarbejder har en stregkode, der aflæses med en håndscanner.

"Det betyder, at jeg hele tiden har overblikket over, hvor mange timer den enkelte medarbejder har arbejdet. Eller hvor mange dage han er syg. Timerne ryger direkte ind i systemet og ligger klar til når jeg skal køre løn," forklarer Pernille Lamberth.

Håndscanneren bruges dagen igennem til at registrere tidsforbrug på de enkelte kunder og ordrer.

Elektronisk fakturering

Alle virksomheder, der handler med offentlige virksomheder og organisationer ved, at denne type kunder skal faktureres elektronisk. Det koster både tid og penge. Nogle vælger at bruge virk.dks elektroniske fakturering. Den er gratis, men tager tid at oprette, fordi alle informationer skal tastes ind fra "bunden" før fakturaen er klar.

Hos AutoCenter har de valgt at tilkøbe Truelink-modulet til deres Helios, så de kan køre elektronisk fakturering direkte fra Helios.

"Det sparer mig rigtig meget tid, fordi alle data til fakturaen allerede er i Helios. Når jeg skal lave en elektronisk faktura henter systemet alle data ind automatisk. På den måde slipper jeg for at taste det hele ind en gang mere. Det betyder vel 10-15 minutter i sparet tid pr. elektronisk faktura," anslår Pernille Lamberth.

Helios er målrettet autobranchen

Pernille Lamberth har tidligere arbejdet i andre økonomi- og bogføringsprogrammer. Når hun sammenligner dem med Helios mener hun, at de kan nogenlunde det samme på regnskabssiden.

Til gengæld er Helios målt på de øvrige funktioner og features flere længder foran konkurrenterne, fordi det er skræddersyet til virksomheder i autobranchen.

Pernille Lamberth nævner hurtigt særlige autobranche-funktioner, de har gavn af som undervognsbehandler og pladeværksted, såsom

  • registrering af lånebiler
  • indhentning af skadesrapporter
  • genindkaldelser
  • pdf-ning af fakturaer
  • elektroniske arbejdskort